La Résérvation

La réservation est une étape importante puisque c’est le point de départ de l’activité hébergement. C’est aussi, la plupart du temps, le premier contact avec le client.

La réservation doit donc être : PRECISE – EFFICACE – AGREABLE

LA RESERVATION : SA MISE EN SCENE

  • Le lieu: la réception, service des réservations (front ou back office).
  • Les acteurs: la réceptionniste ou le chef de réception et le client ou
    l’intermédiaire.
  • Les accessoires: tous les moyens de communication (cf. cours de technologie), la fiche de réservation, les plannings, éventuellement le logiciel hôtelier.

LA RESERVATION : UTILE POUR LE CLIENT

La réservation va permettre au client :

  • d’être sûr d’avoir une chambre selon ses désirs (client habitué, vue spéciale, type de chambre,…)
  • d’avoir une chambre à son arrivée
  • d’éviter la fatigue et l’énervement.

LA RESERVATION : UTILE POUR L’HOTELIER

La réservation va permettre à l’hôtelier :

  • de prévoir l’occupation des chambres
  • de planifier l’activité des différents départements de l’hôtel,
  • de louer de façon optimale ses chambres (prospection auprès des intermédiaires en cas de taux d’occupation prévisionnel faible).

LA PROCEDURE DE RESERVATION

Voici la procédure générale d’une prise de réservation.

LES DOCUMENTS NECESSAIRES A LA RESERVATION

Pour pouvoir prendre correctement une réservation, le réceptionniste doit avoir en sa possession plusieurs documents :

  • les plannings
  • la fiche de réservation.

LES PLANNINGS

Une fois la fiche de réservation établie, il est nécessaire de planifier les réservations afin de connaître à tout instant les disponibilités pour les jours à venir. Le choix du planning dépend de la structure de l’établissement. Il existe principalement deux types de planning :

  • par numéro de chambre,
  • par type de chambre.

1) Le planning par numéro de chambre (mensuel) :

Ce type de planning convient aux établissements de petite capacité (50 chambres) et dont le confort des chambres est assez diversifié.
Son utilisation est fastidieuse, voire impossible dans les établissements de grande capacité.

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